A Receita Federal e o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços publicaram no fim de julho o cronograma de implementação dos documentos fiscais eletrônicos da Reforma Tributária do Consumo. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, publicado no Diário Oficial da União em 31 de julho, fixou 3 de agosto de 2026 como data de início da obrigatoriedade para a Nota Fiscal Eletrônica, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica e os principais documentos ligados ao transporte de cargas, passageiros e valores.

O calendário estabeleceu datas diferentes conforme o documento e o setor. A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica para serviços em geral passa a ser obrigatória em 1º de outubro de 2026. Em 1º de dezembro entra a etapa que alcança plataformas digitais, marketplaces, bens imateriais, softwares, direitos digitais, streaming, locações de bens móveis e imóveis e operações imobiliárias. Já os documentos fiscais utilizados por contribuintes do Simples Nacional ficaram programados para 1º de janeiro de 2027.

A mudança é, neste primeiro momento, operacional e documental. As empresas precisam adaptar sistemas, cadastros, classificações de produtos, regras fiscais e processos de emissão. O ano de 2026 permanece como etapa de testes da CBS e do IBS, com alíquotas de referência que somam 1%, sendo 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. As orientações oficiais estabeleceram caráter educativo para esse período e dispensa de recolhimento financeiro dos novos tributos quando cumpridas as obrigações acessórias previstas para a transição. O próprio ato conjunto prevê ainda a edição de um programa de conformidade para 2026, com caráter orientador, destinado a conceder prazo adicional de regularização a contribuintes que demonstrem conduta cooperativa.

Apesar de ainda não representar uma retirada imediata de dinheiro do caixa, a inclusão dos novos campos prepara a infraestrutura necessária para uma das maiores alterações trazidas pela reforma: o split payment.

Pelo mecanismo, a parcela correspondente ao IBS e à CBS poderá ser segregada durante a liquidação financeira da operação. Em vez de todo o valor pago pelo cliente entrar na conta da empresa para que o tributo seja recolhido posteriormente, o sistema de pagamento consultará as informações da nota fiscal e direcionará a parte devida aos órgãos responsáveis.

Para Yan Yuri, consultor especializado em desenvolvimento de negócios e fundador e presidente do Grupo Next4u, o risco está em interpretar a adequação apenas como uma responsabilidade do contador ou do departamento fiscal.

“A mudança imediata é tecnológica e documental, mas o empresário precisa olhar além da nota fiscal. O split payment altera a leitura da receita disponível e obriga a empresa a entender quanto realmente permanece no caixa depois dos tributos, das comissões, do custo de entrega e das demais despesas da venda”, afirma.

A Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025, estabelece que o split payment deverá ser implementado gradualmente. No procedimento padrão, o sistema considera os débitos indicados no documento fiscal e as parcelas eventualmente já compensadas por créditos ou outras formas de extinção. Nas vendas parceladas, a segregação deverá ocorrer proporcionalmente à liquidação de cada parcela, e não pela retirada integral do tributo no mês seguinte à emissão da nota.

Mesmo com essa proporcionalidade, a dinâmica reduz uma prática comum no ambiente empresarial: utilizar temporariamente a parcela dos tributos como se ela fosse capital de giro.

Em um exercício simplificado, uma venda de R$ 100 mil com carga efetiva hipotética de 28% pode representar até R$ 28 mil vinculados aos tributos, antes da consideração de créditos, compensações e particularidades do regime aplicável. Quando o split payment estiver plenamente operacional, essa parcela poderá deixar de transitar livremente pelo caixa da empresa.

“O faturamento continua sendo de R$ 100 mil, mas isso não significa que os R$ 100 mil estejam disponíveis para sustentar a operação. A margem contábil da venda pode até permanecer semelhante antes dos custos financeiros, porém a liquidez muda. Caso a empresa precise contratar crédito para substituir o dinheiro que antes utilizava temporariamente, o custo financeiro passa a pressionar o resultado”, explica.

Para o consultor, essa alteração de liquidez não fica restrita ao setor financeiro da empresa.

“Ela interfere na formação de preços, nos descontos, no parcelamento, nas metas da equipe e no prazo prometido ao cliente. Uma empresa pode vender muito e, ainda assim, perder capacidade de pagamento porque estruturou o comercial com base no faturamento bruto, e não na receita líquida que efetivamente sustenta o negócio”, avalia.

O alerta ganha relevância diante do nível de organização financeira dos pequenos negócios brasileiros. A pesquisa Hábitos Financeiros dos Pequenos Negócios, divulgada pelo Sebrae em janeiro de 2026, mostrou que 61% dos empreendedores ainda utilizam a conta pessoal para pagar despesas da empresa, percentual praticamente igual ao registrado em 2023, quando era de 60%. O levantamento também apontou que 25% controlam as finanças em anotações de caderno e 10% não mantêm nenhuma forma de controle financeiro.

O dado não significa que todos esses empreendedores estejam sujeitos às exigências iniciadas em agosto, especialmente porque o cronograma dos documentos do Simples Nacional começa em 2027. Para Yan, porém, a estatística revela uma vulnerabilidade anterior à própria reforma.

“Uma empresa que mistura o dinheiro do proprietário com o dinheiro do negócio não consegue medir com precisão margem, necessidade de capital de giro ou capacidade de parcelamento. Quando o novo sistema tornar a separação dos tributos mais automática, a falta de controle ficará ainda mais evidente”, ressalta.

A preparação deve envolver contador, responsável financeiro, fornecedor do sistema de gestão e liderança comercial. Além da adequação do documento fiscal, as empresas precisam simular quanto permanecerá disponível em diferentes cenários de venda, rever descontos concedidos sem cálculo de margem, analisar os prazos de recebimento e verificar se as comissões são pagas sobre faturamento, recebimento ou resultado.

Yan também recomenda que as projeções considerem separadamente vendas à vista, parcelamentos próprios, cartões, antecipação de recebíveis e inadimplência. Cada modalidade produz uma dinâmica distinta de entrada de recursos e pode exigir mudanças na política comercial.

“A equipe de vendas não pode ser estimulada apenas a aumentar o valor bruto dos contratos. A operação precisa observar margem, prazo de recebimento, custo financeiro e capacidade de entrega. Vender sem dominar essas variáveis pode aumentar o faturamento e, ao mesmo tempo, enfraquecer o caixa”, conclui.